Studija slučaja

Zamjena papirnih dokumenata elektronskim u Adriaticu Slovenici

U osiguranju Adriatic Slovenica odlučili su papiru što više prepriječiti ulaz u svoju organizaciju. Proteklih godina proveli su obnovu i informatizaciju nekih poslovnih procesa, a ključni su bili centralizacija i prijenos procesa registra na vanjsko izvođenje. Procjenjuju da takvom organizacijom svake godine uštede gotovo 1,5 miliona eura.

Adriatic Slovenica je treće najveće osiguranje na slovenskom tržištu. Ima više od tisuću zaposlenika, a usto surađuje s više od sto agencija za zastupanje u osiguranju. „Kod takvog obima poslovanja najvažnije je osigurati optimalnu provedbu procesa. Naš je cilj dakle da ih u što većoj mjeri pojednostavimo, optimiziramo njihovu provedbu, uspostavimo nadzor nad procesima te da ih tamo gdje je moguće i centraliziramo”, kaže mag. Alan Medveš iz Adriatica Slovenice. Dodaje da se procesi bez obzira na lokaciju – na primjer u Kopru, Ljubljani ili Murskoj Soboti – moraju provoditi na jednak način. „Krajnji je cilj bio postići cjelovit nadzor nad upravljanjem dokumentima, jedinstven pristup dokumentima i poslovnim sadržajima te jedinstven sistem pohrane svih dokumenata. Sa zadovoljstvom mogu reći da smo to u velikoj mjeri i postigli”, kaže sugovornik.

Počeli su kod obrade ugovora o osiguranju

Prve korake prema bespapirnom poslovanju osiguranje je u saradnji s Mikrocopom napravilo 2008. godine, kad su počeli sa dematerijalizacijom i automatizacijom procesa obrade ugovora o osiguranju. Usto su uveli i centralni sistem pohrane elektronskih dokumenata. Kad su vidjeli da su učinci pozitivni, nastavili su s procesom dodjele preporučenih pošiljki od suda.

„S neučinkovitim upravljanjem dokumentima koji se odnose na sudske postupke prihvaćamo znatne rizike što u krajnjem slučaju može značiti i izravnu finansijsku štetu. Zato smo i taj proces dematerijalizirali i automatizirali te nad njim uspostavili odgovarajući nadzor”, objašnjava Medveš i dodaje da su bespapirno poslovanje postupno širili i na druga područja, kao što su elektronsko upravljanje ugovorima, autorizacija narudžbi, likvidacija računa, odobravanje odsutnosti, autorizacija ovlaštenja itd.

Procese u registru preuzeo vanjski izvođač

Odlučujući korak prema bespapirnom poslovanju bila je centralizacija i prijenos procesa registra na vanjsko izvođenje. Zajedno s Mikrocopom najprije su proveli sistemsku analizu procesa u registru kojom su utvrdili koje dokumente i u kojem obimu primaju u osiguravajuću kuću.

Jedna od glavnih spoznaja bila je da dokumentacija u društvo dolazi putem nekoliko ulaznih tačaka (papirna pošta, registar, dislocirane poslovne jedinice, prodajni šalteri), a velik broj dislociranih jedinica dodatno otežava nadzor nad ulaznim dokumentima. „Zato smo željeli uspostaviti centralizirani registar na jednoj lokaciji, pri čemu smo se odlučili upravljanje tim registrom prepustiti osposobljenim stručnjacima na vanjsko izvođenje”, objašnjava sugovornik.

Proces sada teče tako da Pošta Slovenije svu ulaznu poštu preusmjerava na jednu lokaciju – u servisni centar Mikrocopa u Kopru. Tamo svu papirnatu poštu odmah pretvaramo u elektronski oblik, a pritom obuhvatamo i podatke potrebne za prijenos u centralni sistem za upravljanje dokumentima. Kad dokumenti u elektronskom obliku završe svoj put kroz poslovni proces, spremaju se u Mikrocopovu certificiranom sistemu e-pohrane.

Stolovi se više ne savijaju pod težinom papira

S rezultatima su zadovoljni i zaposlenici i rukovodstvo osiguranja. „Prije obnove poslovnih procesa i uvođenja rješenja bespapirnog poslovanja radni stolovi zaposlenika, posebno u nekim timovima, doslovno su se savijali pod težinom papirnih dokumenata. Novom organizacijom posla oslobodili smo ih papira i time stvorili ugodnije i poticajnije radno okruženje što povećava zadovoljstvo zaposlenika i pridonosi većoj učinkovitosti”, objašnjava Medveš i najavljuje da će omogućiti i mobilni pristup nekim sadržajima.

Procesi sad teku brže i zahtijevaju manju angažiranost zaposlenika na tim dijelovima procesa. „Zaposlenike s bogatim sadržajnim znanjem preusmjerili smo na sadržaje koji su važni za našu osnovnu djelatnost i omogućuju nam da strankama nudimo kvalitetnije i konkurentnije usluge osiguranja”, na kraju je istaknuo Medveš.

Nazad

Postanite bespapirno preduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: