Studija slučaja

UniCredit s elektronskim arhivom u oblaku već više od deset godina

UniCredit Banka Slovenija bila je jedna od prvih banaka u Sloveniji koja se odlučila za upotrebu usluga elektronske pohrane dokumenata u oblaku. Odluka od prije više od desetljeća donijela je prilike za optimizaciju procesa i smanjenje troškova povezanih s upravljanjem dokumentacijom u papirnom obliku.

U UniCredit Banci Slovenija su prije više od deset godina stavili pod mikroskop kapacitete vlastitih arhivskih prostora namijenjenih za dugoročno čuvanje dokumentarne građe. Analizirali su više mogućnosti koje bi im omogućile dugoročno rješenje izazova sigurne pohrane brzorastućeg broja dokumenata.

U najuži izbor ušle su samo dvije mogućnosti: najam novih prostora za pohranu dokumenata ili predaja skrbništva nad dokumentima vanjskom izvođaču i uvođenje e-arhiviranja. Ta se mogućnost nakon obavljenih analiza pokazala kao najprihvatljivija jer je to ujedno bila prilika za optimizaciju procesa i smanjenje troškova povezanih s upravljanjem dokumentacijom u papirnom obliku.

Elektronski arhiv ima mnogobrojne prednosti

„Najviše izazova bilo je svakako kod dizajniranja projekta, jer to je i za nas i na tržištu bilo sasvim novo područje. Za najvažnije odluke pripremili smo različite analize, i ponuđača i izvedivosti projekta i rizika. U današnje vrijeme naš posao ne možemo zamisliti bez e-arhiviranja, jer su prednosti novog načina rada prepoznali i klijenti“, sjeća se promjene u načinu rada Katarina Gole iz UniCredit Banke.

Elektronski arhiv dokumenata zahtijeva bitno manje prostora i s njime povezanih aktivnosti održavanja i sigurnosnih aktivnosti nego arhiv papirnih dokumenata. A korisnici usluga elektronskog arhiviranja i rada s dokumentima ističu prije svega uštede po osnovi upravljanja arhivskom građom, jer su svi dokumenti korisnicima sistema praktički u hipu dostupni, a munjevita brzina prisutna je kod njihova traženja.

"U UniCredit Banci Slovenija željeli smo vlastite procese još ubrzati, dodatno automatizirati i osposobiti za elektronsko dokumentiranje. Skeniranje nakon završetka procesa za nas više nije bilo optimalno. E-arhiviranje zato smo željeli dodati već u sam početak prodajnog procesa, što smo riješili razvojem vlastitog dokumentnog sistema namijenjenog kratkoročnom čuvanju dokumentacije“, dodaje Gole.

Bespapirno poslovanje postalo je realnost

Banka je od Arhiva Republike Slovenije primila potvrđena interna pravila na osnovi kojih je za bespapirno poslovanje dobila i pravnu podlogu. Sada već više od 90 posto poslovnih procesa u banci protječe potpuno bespapirno, pri čemu uštede nisu zanemarive.

Takva optimizacija procesa pridonijela je i zadovoljstvu radnika, jer im je znatno ubrzala i olakšala rad. „Pri upravljanju dokumentima inače vidimo još mnogo mogućnosti za sitna unaprjeđenja, na primjer e-potpisivanje dokumenata što dodatno ubrzava rad s dokumentima i istodobno povećava zadovoljstvo klijenata, a otvara i nove mogućnosti elektronske interakcije s klijentima“, opisuju planove za unaprjeđivanje područja e-dokumenata u UniCredit Banci Slovenija.

Nazad

Postanite bespapirno preduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: