Studija slučaja

Elektronski arhiv kao konkurentna prednost Addiko banke

Addiko banka bila je jedno od prvih preduzeća koja su se odlučila za elektronsku pohranu u vanjskoj izvedbi, tj. u oblaku. Prepustiti dokumente na upravljanje i čuvanje vanjskom ponuđaču prije više od desetljeća bila je odvažna aktivnost jer usluge u oblaku tada još nisu bile u široj upotrebi. Danas je Mikrocopov certificirani sistem e-pohrane najviše upotrebljavana elektronska pohrana i u Sloveniji i u široj regiji, s više od 260 miliona elektronskih dokumenata.

Addiko banka (nekadašnja Hypo banka) u Sloveniji je prisutna već gotovo 20 godina, a digitalizacijom materijala i bespapirnim poslovanjem počela se baviti već u prvim godinama od osnutka. Dodatni uspjeh na tom području bankovno-finansijskoj branši, a i drugim branšama privrede, omogućilo je ponajprije usvajanje odgovarajućih zakona koji su dokumentima nastalim ili pretvorenim u elektronski oblik dali pravno važenje.

Više od desetljeća digitalizacije materijala

„Baš kao svaki početak, i kod nas je očijukanje s elektronskim arhivom u početku bilo sramežljivije. Odluka banke o prelasku na e-arhiviranje usvojena je već na početku 2003. godine. Banka je bila svjesna toga da tadašnji prostorni kapaciteti za pohranu dokumenata jednostavno neće biti dovoljni za duže razdoblje jer je bilježila brz rast poslovanja, a posljedično je brzo narastao i obim dokumentacije. Već je tada bilo jasno da čuvanje dokumenata samo u papirnim originalima na dugi rok neće biti moguće”, odluku o upotrebi usluga pohrane i upravljanja dokumentima u vanjskoj izvedbi sažela je Vesna Popović iz Addiko banke.

Dokumentacija koja nastaje kao rezultat poslovnih odluka prvih godina nakon nastanka ima najveći intenzitet upotrebe. S godinama upotreba opada, no nastavak čuvanja još je potreban. Činjenica je da tijekom cijelog razdoblja pohrane materijal treba čuvati na sigurnom te održavati njegovu upotrebljivost i cjelovitost.

Elektronski arhiv ubrzava poslovanje

Uvođenje digitalizacije dokumentacije u Addiko banci bilo je i još je uvijek zahtjevan, ali unatoč tome ugodan izazov. U početnoj fazi u banci su digitalizirali dokumentaciju koja je bila količinski najopsežnija i materijale za koje su se zaposlenici najviše raspitivali. S vremenom su različite vrste materijala počeli povezivati u logične skupine. Tako su radnicima omogućili da na osnovi jednog parametra za pretraživanje dobiju cjelovitu informaciju. „Proveli smo integraciju poslovnih aplikacija s elektronskim arhivom što nam je omogućilo brz pristup potrebnim informacijama. To je rješenje idealno za postupak obrade stranke na šalteru banke,” dodaje Popović.

Osiguravanje usklađenosti sa zakonodavstvom

Danas banka ima već više od 90 posto svih materijala u digitaliziranom obliku, a postupci njihove pripreme, obuhvata i čuvanja usklađeni su sa zakonodavstvom. U banci su izradili interna pravila u kojima su detaljno dokumentirali sve postupke za provedbu zakonski usklađenog obuhvata i pohrane dokumentacije. „Višegodišnja plodna saradnja zaposlenika u banci sa zaposlenicima u Mikrocopu te neprestana želja za napretkom i uvođenjem poboljšanja olakšali su nam posao prilikom pripreme internih pravila. Priprema pravila protekla je bez većih teškoća, a rezultat dobre i učinkovite saradnje brzo je postao vidljiv. Ispravci predloženih internih pravila nisu bili potrebni, a odluku Arhiva Republike Slovenije primili smo mjesec i pol nakon slanja,” pripreme internih pravila prisjeća se Vesna Popović.

Na putu prema potpuno bespapirnom poslovanju

Uvođenje centralizacije poslovanja potaknulo je bespapirno poslovanje u banci. Počeci su se temeljili na cilju da stranke što prije dobiju informacije o odlukama. Obuhvat materijala i danas se provodi u svim fazama obrade zahtjeva, od prijema, obrade do konačne odluke i pohrane. Aplikativna podrška radnicima pritom omogućuje pristup sadržajima i dokumentima tijekom cijelog procesa. Bespapirno poslovanje donijelo je Addiko banci konkurentnu prednost, a dodaje vrijednost i već ionako učinkovitom poslovanju banke.

Nazad

Postanite bespapirno preduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: