Dobra praksa

Očekujemo li previše od bespapirnog poslovanja?

  07. 05. 2018

Kao ponuđači rješenja za bespapirno poslovanje obećavamo smanjenje troškova, povećanje učinkovitosti i osiguranje usklađenosti poslovanja. Da li možemo ta obećanja i ispuniti?

Digitalizacija poslovanja preduzećima omogućuje postizanje konkurentskih prednosti ako je planski provode. S njom se na ovaj ili onaj način susreću svi jer to od njih očekuju njihove stranke koje posluju elektronski, poslovni partneri, koji izdaju narudžbenice i račune u elektronskom obliku i državne institucije koje sve više potiču bespapirno poslovanje.

Istodobno se papira ne mogu u cijelosti odreći jer najvjerojatnije svi još ne posluju bespapirno. Rezultat je kombinacija dokumenata u papirnom obliku, u pravilu raspršenih na različitim lokacijama ili poslovnim jedinicama i elektronskih dokumenata u različitim informacionim sistemima.

Niži troškovi poslovanja

Prvi korak prema bespapirnom poslovanju zato preduzeća često učine upravo u području upravljanja dokumentima. Digitalizacija dokumenata povećava njihovu vrijednost, omogućuje učinkovitije upravljanje i otvara prilike za informatizaciju i automatizaciju poslovnih procesa. Osim osnovne digitalizacije dokumenata bitan je i obuhvat podataka s tih dokumenata. Prema iskustvima Mikrocopa, jednog od ponuđača rješenja za bespapirno poslovanje, preduzeća na taj način mogu prepoloviti troškove unosa u svoje informacione sisteme i ujedno smanjiti mogućnost grešaka.

U Abanci to pokazuju na primjeru informatizacije procesa obrade rješenja o izvršenjima: „Kao Banka izvršiteljica rješenja o izvršenju svakodnevno smo se susretali s iznimno velikim brojem odluka koje je trebalo odmah nakon prijema ručno obraditi jer smo rješenja primali u papirnom obliku. Informatizacija procesa donijela je velike uštede na troškovima ručnog unosa podataka te pohrane dokumenata.”

Veća učinkovitost poslovanja

Upravljanje dokumentima u papirnom obliku teret je – traženje dokumenata dugotrajno je, njihovo dijeljenje između korisnika zahtjevno i zamorno, promjene nisu sljedive, a dokumenti se povremeno i izgube. Rad s elektronskim dokumentima s druge strane omogućuje više od samog pregleda. Obuhvata dijeljenje dokumenata između saradnika, njihovo uređivanje i komentiranje, trenutačno obavještavanje o promjenama, pretraživanje sadržaja i opisnih podataka, pristupačnost od bilo gdje i bilo kad, osiguravanje cjelovitosti i vjerodostojnosti dokumenata, sljedivost upotrebe te sprječavanje njihova gubitka. Upravo je upravljanje dokumentima uslov za informatizaciju i moguću automatizaciju poslovnih procesa, što daje dodanu vrijednost poslovanju.

Za upotrebu procesnih rješenja u preduzećima se odlučuju jer ona u pravilu pridonose većoj preglednosti poslovanja, boljem odazivu, pojednostavnjenoj suradnji i smanjenju operativnih i finansijskih rizika. „Upravo su zato učinkovito korisničko iskustvo i brižno zajamčena zakonska usklađenost ključni čimbenici za izbor novog rješenja”, istaknuo je Klemen Novak, vođa razvoja prodajnih programa u Mikrocopu.

Zajamčena usklađenost poslovanja

Preduzeća se u kontekstu usklađenosti bespapirnog poslovanja susreću s najmanje dva izazova: kako osigurati usklađenost zaštite ličnih podataka i kako odgovarajuće dugoročno čuvati dokumentaciju. Ključ uspješnog osiguranja usklađenosti poslovanja s uredbom GDPR jest u oblikovanju odgovarajućih procesa upravljanja ličnim podacima te uspostavi odgovornosti za njih. Preduzeća po tom pitanju često imaju problema, jer pod pritiskom tekućeg poslovanja ne uspijevaju uspostaviti cjelovit pregled nad svim ličnim podacima koje obrađuju.

Premda adekvatnost dugoročnog čuvanja dokumenata trenutačno nije tako vruća tema kao usklađenost s GDPR, preduzeća je nikako ne smiju zanemariti. Osiguranje dostupnosti dokumenata i sprječavanje njihova gubitka, očuvanje upotrebljivosti dokumenata, osiguranje cjelovitosti, to jest neokrnjenosti i nepromjenjivosti te autentičnosti dokumenata i njihove trajnosti temeljna su načela dugoročnog čuvanja koja moraju poštovati sva preduzeća.

„Preduzećima zato toplo preporučujem da razmisle o upotrebi certificiranih rješenja za bespapirno poslovanje”, savjetuje Sanja Žaubi, službenica za zaštitu ličnih podataka (DPO) u Mikrocopu.

Ispunjavanje očekivanja

Premda su koristi bespapirnoga poslovanja nedvojbene, mi kao ponuđači tih rješenja ne možemo zajamčiti da će ih u preduzeću postići. Uvođenje rješenja za bespapirno poslovanje zahtijeva dosta promjena – organizacionih, poslovnih, tehničkih, i ne manje važno, kulturnih. Bez aktivne saradnje naručitelja i njegove spremnosti na promjene možemo zaključiti da samo uvođenje rješenja neće značiti i iskorištenost punog potencijala bespapirnog poslovanja.

„Digitalizacijom dokumenata na ulasku u preduzeće spriječili smo dotok papira u sve poslovne procese gdje god je to moguće. Tako sada većinu procesa provodimo u elektronskom obliku i automatizirano. Time smo znatno povećali učinkovitost i optimizirali troškove poslovanja. Premda je bila riječ o kompleksnom i dugotrajnom projektu, zadovoljni smo postignutim. Uspjeh takva projekta u velikoj mjeri ovisi o jasno postavljenim ciljevima, širokoj potpori rukovodstva, o zaposlenicima uključenim u projekt i na kraju o izboru pravih partnera”, svoje iskustvo s prijelazom na bespapirno poslovanje opisali su Dijagnostičkom centru Bled.

Klemen Novak, vođa razvoja prodajnih programa u Mikrocopu


Nazad

Postanite bespapirno preduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: