Dobra praksa

Digitalizacija se ne dogodi sama od sebe

  07. 11. 2018

„Što prije obuhvatiti ulazne dokumente i podatke, informaciono podržati poslovne procese i povezati ih sa drugim informacionim sistemima, pri tome aktivno poticati i motivirati zaposlene da promjene svoje ponašanje“ recept je za uspješnu digitalizaciju koji je rekla direktorica preduzeća Mikrocop Simona Kogovšek.

U intervjuu sa Miranom Vargom, novinarom novina Finance, direktorica Mikrocopa pojašnjava kako se treba sa digitalizacijom poslovanja planski i aktivno baviti na svim nivojima u firmi.

Konsultantsko preduzeće A.T. Kearney je u istraživanju Izvrsnost u digitalnoj transformaciji u regiji, u koju spada i Slovenija utvrdilo da preduzeća digitalizaciju uglavnom ne vide više kao prijetnju, već kao mogućnost za poslovanje, zaposlene i klijente. Da li je takav puls moguće vidjeti kod vas i vaših stranaka?

U Mikrocopu možemo sa sigurnošću potvrditi da preduzeća upotrebljavaju alate za povećanje svoje konkurentnosti, poboljšanje efikasnosti zaposlenih, brže prilagođavanje novim zahtjevima i očekivanjima tržišta, optimizaciju troškova i nikako ne najmanje važno - povećanje profita. Istodobno mogućnosti za poboljšanje je još na pretek. Po indeksu digitalizacije Slovenija se uvrstila malo ispod prosjeka Europske Unije, što znači da imamo na svim nivojima poslovanja još puno izazova i posla kako bi iskoristili prednosti što ih donosi digitalizacija.

Primjećujemo da svoje poslovanje najuspješnije digitaliziraju preduzeća iz reguliranih djelatnosti, kao što su bankarstvo, financije i osiguranje, a ove godine veću potražnju primjećujemo također u zdravstvu.

Koje su inače najveće prepreke sa kojima se preduzeća susreću u praksi prilikom digitalizacije?

Najveća prepreka je povezana sa mijenjanjem organizacijske kulture. Veliki zalogaj je uvesti nova informaciona rješenja i digitalizirati poslovne procese, još veći izazov je promijeniti navike ljudi, obrazovati ih, motivirati za promjenu i podići njihovu digitalnu kompetenciju na veći nivo. Često su prepreka također nejasna očekivanja, koje promjene će donijeti digitalizacija i kakve konkretne koristi će od toga imati preduzeće. Zato je izuzetno važno oblikovati jasnu strategiju digitalizacije poslovanja i odrediti ciljeve koje preduzeće želi doseći.

Kako se preduzeća nose sa tim izazovima?

U praksi vidimo različite pristupe sa važnim zajedničkim nazivnikom. Budući da se kod digitalizacije radi o skupu međusobno prepletenih aktivnosti, koje sežu na različita područja i nivoje u preduzeću, zahtijevaju primjereno znanje i finansijske izvore, većini preduzeća već to predstavlja veliko opterećenje koje teško sami prevladaju. Preduzeća se zbog toga često obrate iskusnim savjetnicima koji im pomažu oblikovati sveobuhvatan plan za digitalizaciju, istovremeno raspolažu sa stručnim znanjem i provjerenim iskustvom da mogu promjene i uvesti. U Mikrocopu primjećujemo da su kod digitalizacije uspješnija preduzeća koja su pristupile tim izazovima na način da poštuju različite vidike - pored optimizacije poslovanja također i osiguranje usklađenosti, kvalitetu i informacionu sigurnost poslovanja.

Sve usluge i rješenja što ih nudimo klijentima uvijek najprije interno uvedemo.

Koliko mogućnosti, što ih nudi digitalizacija poslovanja, iskoriste preduzeća?

Većina naših klijenata digitalizira papirnate dokumente već pri ulasku u preduzeće, na primjer u prijemnim pisarnicama ili uredima, ili omoguće neposredan obuhvat elektronskih dokumenata u izvornim sistemima, kao što su ERP ili CRM. Rad sa elektronskim dokumentima donese im prve koristi digitalizacije poslovanja, kao što su veća efikasnost zaposlenih, lakši pristup i dostupnost dokumenata, manji operativni i finansijski rizik i usklađenost sa zakonodavstvom. U pravilu slijedi korak digitalizacije poslovnih procesa. Neke stranke započnu najprije sa postupcima za podršku i svakodnevnim jednostavnim poslovima kao što su distribucija pošte ili likvidacija ulaznih računa, druge najprije digitaliziraju svoje ključne procese u kojima sudjeluju različiti nositelji i u pravilu uključuju samostalno odlučivanje temeljem poslovnih pravila. Premjećujemo, da svoje poslovanje najbrže digitaliziraju preduzeća iz reguliranih djelatnosti kao što su bankarstvo, financije i osiguranje, ove godine primjećujemo sve više potražnje također u zdravstvu.

Anketa o digitalizaciji u slovenskim preduzećima, koju su ove godine provela firme  Comtrade i Housing, pokazala je, kako preduzeća teže prije svega poboljšanju poslovnih procesa i efikasnijem radu zaposlenih, tek nakon toga većem zadovoljstvu klijenata. Kako ste u vašem preduzeću pristupili internoj digitalnoj transformaciji?

Sve usluge i rješenja što ih nudimo klijentima, uvijek prvo interno uvedemo. U zadnje vrijeme smo se usredotočili na informatiziranje određenih poslovnih procesa sa novom generacijom rješenja za digitalno poslovanje - InDoc EDGE. Digitalizaciju procesa smo počeli promišljeno i postepeno, sa jasno određenom svrhom i ciljevima. Osim povećanja efikasnosti poslovanja želimo doseći i pregled nad stanjem pojedinih procesa u svakom trenutku i posljedično utemeljiti donošenje poslovnih odluka sa podacima u realnom vremenu.

Kakav je vaš recept za uspjeh u digitalnom svijetu?

Recept je na prvi pogled jednostavan: što prije obuhvatiti ulazne dokumente i podatke, informaciono podržati poslovne procese i povezati ih sa drugim informacionim sistemima, pri tome aktivno poticati i motivirati zaposlene da promjene svoje ponašanje.

Da li ste napravili i kakvu grešku?

Svako uvođenje promjena donosi rizik za greške, i na putu vlastite digitalne transformacije smo napravili nekoliko. Jedna od tih je bilo naivno očekivanje kako ćemo se digitalizirati sami od sebe nakon što smo odredili strategiju i donijeli poslovne odluke. Ubrzo se pokazalo, kako to pored svojih uobičajenih redovnih i projektnih obaveza nećemo uspjeti, zato smo za digitalizaciju vlastitog poslovanja odredili posebnu ekipu.

Koji će prioriteti biti u prvom planu u nadolazećim godinama na području digitalizacije poslovanja?

Slovenska preduzeća će se morati u nadolazećim godinama još brže odazvati na promjene koje diktira poslovno okruženje. Smatramo da će ključni prioriteti koji određuju dinamiku uvođenja promjena danas, ostati jednaki i sutra: osiguranje kvalitete usluga odnosno rješenja i odaziv na potrebe stranaka, povećanje efikasnosti poslovanja, smanjenje rizika i osiguranje kvalitete i usklađenosti poslovanja.


Nazad

Postanite bespapirno preduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: