Dobra praksa

5 koraka do uređenog arhiva dokumenata

  24. 04. 2019

Da li se susrećete sa manjkom prostora za arhiviranje dokumenata? Da li poslovnu dokumentaciju čuvate u kancelarijama koje nisu sigurne od požara ili poplave? Tražite važan dokument, i u arhivskom ormaru ga ne možete naći?

To su samo neki izazovi sa kojima se suočava svako preduzeće koje raspolaže većom količinom papirne dokumentacije. Dodatna poteškoća se pojavi ako dokumentima pristupaju neovlaštene osobe ili zaposleni koji nisu stručno osposobljeni za upravljanje arhivom. Ako dokumenti sadrže i lične podatke, uvid neovlaštene osobe predstavlja i kršenje uredbe GDPR i može prouzrokovati poslovnu štetu.

Papirna dokumentacija još uvijek raste

Budući da količina papirne dokumentacije u preduzećima, unatoč rastu elektronskog poslovanja još uvijek raste, često se dogodi da dokumentacija premašuje arhivske prostore preduzeća. Kod izbora lokacije arhivskih prostora posebnu pažnju treba namijeniti lokaciji, koja mora biti sigurna pred naletom vode, primjereno udaljena od glavnih plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih instalacija te ložiona i dimovoda. U tim prostorima mora biti osiguran odgovarajući stepen vlažnosti, primjerena temperatura i ograničena neposredna sunčeva svjetlost. Police za pohranjivanje dokumenata moraju biti primjereno udaljene od stropa, zidova ili poda.

Obzirom da podrumski ili poslovni prostori poduzeća uglavnom nisu namijenjeni i odgovarajuće opremljeni za pohranjivanje dokumenata, pravo rješenje može biti najam vanjskog arhivskog centra koji ispunjava sve uslove sigurnog arhiviranja.

Kako se odvija uređivanje dokumenata u arhivskom centru?

5 koraka do uređenog arhiva dokumenata

Pohranjivanje dokumentacije u arhivskom centru osigurava sistemsku brigu nad dokumentima i jednostavan pregled i pristup do željene dokumentacije u svakom trenutku, a pri tome pristup dokumentima imaju samo ovlaštene osobe. Pored toga, čuva se cjelovitost i autentičnost dokumenata, a zbog primjerenih uslova pohrane dokumenti su upotrebljivi i na dugi rok.

Ako vam manjka odgovarajućeg prostora za arhiviranje dokumenata ili vaši zaposlenici nisu odgovarajuće osposobljeni za postupanje s dokumentima, možete brigu prepustiti stručnjacima koji će vam olakšati posao i poslovanje. Za pomoć ili savjet, kako urediti arhivski prostor ili ako želite dokumentaciju prepustiti na pohranu vanjskom izvođaču, stojimo vam na raspolaganju.

 

Miha Čebron, poslovni tehnolog u Mikrocopu


Nazad

Postanite bespapirno preduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: