Digitalna rješenja InDoc EDGE

Procesna rješenja InDoc EDGE

Odgovorite na ključne izazove poslovanja procesnim rješenjima InDoc EDGE – od svakodnevnih jednostavnih poslova kao što su distribucija primljene pošte ili likvidacija ulaznih računa do zahtjevnijih poslova u kojima sarađuju različiti nosioci i koji u pravilu uključuju automatsko odlučivanje na osnovu poslovnih pravila. Neka procesna rješenja već su vam dostupna u zadanom obliku, a ostala možete prema želji postaviti sami ili zajedno s nama.

Prijeđite na bespapirno poslovanje uz digitalna rješenja InDoc EDGE – uz njih smanjujete troškove, povećavate učinkovitost i osiguravate usklađenost poslovanja. Obratite nam se.

Klemen Novak, vođa razvoja prodajnih programa u Mikrocopu

Koje vam koristi donose procesna rješenja InDoc EDGE?

Dokazane metodologije, dobre prakse, stručno znanje i bogato iskustvo ugrađujemo u sva svoja rješenja.

  • Procesna rješenja pridonose većoj preglednosti i učinkovitosti vašeg poslovanja.
  • Poboljšanje upravljanja dokumentima pojednostavljuje saradnju i sprječava gubitak dokumenata
  • Pristup procesima i dokumentima omogućen je od bilo gdje i bilo kad, s bilo kojeg uređaja
  • Upotreba procesnih rješenja InDoc EDGE smanjuje operativne rizike
  • Rješenja su potpuno u skladu s GDPR-om, zato se lakše možete usredotočiti na optimizaciju procesa
  • Platforma je certificirana kod Arhiva Republike Slovenije i osigurava pravnu usklađenost
  • Dokumenti imaju digitalni potpis i vremenski pečat prema standardu RFC 6283 (XMLRS) za osiguravanje osnovnih načela čuvanja (dostupnosti, upotrebljivosti, cjelovitosti, autentičnosti i trajnosti)

Naručite demonstraciju rješenja uživo

 

Zadana procesna rješenja

Kad dokument uđe u procesno rješenje InDoc EDGE, procesom putuje automatski na osnovu određenih poslovnih pravila. Procesno rješenje možete jednostavno povezati s drugim informacionim sistemima u svom preduzeću i tako saradnicima omogućiti jedinstveno radno okruženje. Imate cjelovit pregled nad svim fazama procesa – uvijek znate u kojoj je fazi dokument i kod koga, ali i koja se procesna aktivnost trenutačno provodi, a sve navedeno zabilježeno je i u revizijskom tragu. Nakon provedbe predviđenih procesnih aktivnosti dokument na kraju arhivirano na sigurno u certificirani sistem e-pohrane, gdje vam je dostupan i kasnije, na klik.

Budući da smo svjesni toga koliko je važno zaštititi informacije i lične podatke naših klijenata, u svojem advokatskom društvu odlučili smo se za INDoc EDGE, koji omogućuje sigurnu pohranu koja istodobno odgovara standardima Zakona o arhivskom gradivu. S obzirom na to da barem ja najveći dio posla za koji trebam pristup spisima obavljam navečer kod kuće, mogućnost daljinskog pristupa velika je dodana vrijednost, a prenošenje opsežnih spisa od ureda do kuće postalo je prošlost.

Dr. Nataša Pirc Musar, Advokatsko društvo Pirc Musar & partnerji o. p., d. o. o.

Upravljanje primljenom i poslanom poštom

Tekuća provedba poslovnih procesa zahtijeva pravodobne i tačne informacije. Budući da se količina dolazne pošte neprestano povećava, a ulazne tačke su središnji registri ili urudžbeni uredi, dislocirane jedinice i različiti odjeli u preduzeću, ponekad je teško osigurati da je sva prispjela pošta odmah i bez grešaka proslijeđena pravim primaocima unutar preduzeća. A ako primljene dokumente odmah nakon prijema pretvorite u elektronski oblik, njihova je daljnja distribucija i obrada bitno brža, a sljedivost i pregled automatski su osigurani.
   

Brže dostavite dokumente primaocu

Brža distribucija dokumenata unutar preduzeća omogućuje vam učinkovitiju provedbu poslovnih procesa.

Smanjite materijalne troškove

Fotokopiranje dokumenata više nije potrebno, a manje je i izgubljenih ili spremljenih dokumenata što smanjuje troškove vašeg poslovanja.

Osigurajte revizijski trag

Sljedivost vam omogućuje pregled kod koga se nalazi pojedini dokument te tko mu može pristupiti, a time i veću sigurnost poslovanja.

Kako se provodi digitalizacija registra?
  1. Sve ulazne dokumente koji su ključni za poslovanje digitaliziramo pri ulasku u vaše preduzeće. Pritom osiguravamo i obuhvat dokumenata koji dolaze faksom, e-poštom, putem različitih internetskih mjesta i usluga e-poslovanja ili putem sistema elektronske razmjene dokumenata.
  2. Zatim obuhvatamo podatke iz dokumenata, klasificiramo dokumente te ih automatizirano šaljemo odgovarajućim primaocima u preduzeću.
  3. Sad su vam svi primljeni dokumenti dostupni u elektronskom obliku, a na kraju pohranjeni na sigurnom u certificiranom sistemu e-pohrane.

Možete birati između toga da:

  • poštu preuzimate i skenirate sami – kod vas ćemo uspostaviti mjesto za obuhvat za digitalizaciju primljene pošte koja se zatim zajedno s elektronski obuhvaćenim pošiljkama prikuplja na jednom mjestu u rješenju InDoc EDGE, a od tamo svoj put nastavlja elektronski
  • svoju poštu preusmjerite na našu adresu, a sami primite elektronsku kopiju – prema iskustvima pošiljka na taj način brže i uz manje troškove stiže do primaoca (preporučujemo preduzećima s većom količinom ulaznih dokumenata, posebno ako je riječ o velikim količinama istovrsnih dokumenata koji su pogodni za strojni obuhvat podataka)
Potpora primljenoj pošti

Uz procesno rješenje InDoc EDGE već prema zadanim postavkama možete:

  • obuhvaćati svu poštu na jedinstvenom elektronskom kanalu
  • klasificirati poštu s obzirom na vrstu dokumenta
  • distribuirati poštu jednom ili više primaoca
  • odrediti nosioca pošte i obavijestiti ga o prijemu
  • proslijediti poštu za informaciju ostalim korisnicima
  • omogućiti uvid u originalni oblik pošte
  • odbiti poštu ako nosioc nije pravi te je ponovo dodijeliti odgovarajućem nosiocu
  • ovlastiti zaposlenike za pregled primljene pošte
  • pregledavati popis svih primljenih pošiljki (evidencija primljene pošte)

Uz procesno rješenje InDoc EDGE možete i:

  • dodjeljivati i pratiti zadatke iz pošte
  • odrediti jednog ili više izvođača zadataka
  • odrediti rokove za provedbu i potvrdu zadatka
  • opomenuti korisnika ako kasni s provedbom zadatka
  • pratiti i nadzirati provedbu zadataka
  • iskoristiti naprednu OCR tehnologiju za automatizaciju obuhvata i klasifikaciju primljene pošte
Podrška poslanoj pošti

Uz procesno rješenje InDoc EDGE možete podupirati i evidentiranje, obavještavanje i arhiviranje poslane pošte bez obzira na distribucijski kanal (pošta, elektronska pošta, faks). Prema zadanim postavkama možete:

  • odrediti autora izlazne pošte
  • odrediti jednog ili više potpisnika
  • postaviti automatsko obavještavanje autora i potpisnika o zabilježenoj i poslanoj izlaznoj pošti
  • postaviti automatsko obavještavanje odabranih saradnika o zabilježenoj i poslanoj izlaznoj pošti
  • postaviti automatsko spremanje izlazne e-pošte iz unaprijed definiranog poštanskog sandučića
  • ovlastiti zaposlenike za pregled izlazne pošte
  • pregledavati popis svih poslanih pošiljki (evidencija izlazne pošte)

Potvrđivanje / likvidacija računa

Proces potvrđivanja odnosno likvidacije primljenih računa često još teče na klasičan način – primljeni računi putuju među odjelima i/ili zaposlenicima, podaci iz dokumenata ručno se upisuju u različite evidencije, a dokumenti se čuvaju na papiru. Mnogo vremena izdvaja se za upravljanje, distribuciju i razmjenu dokumenata, traženje povezanih dokumenata kao što su zahtjevi za nabavku, narudžbenice i ugovori te za organizaciju i arhiviranje dokumenata. Pritom nastaje nepregledan broj kopija, a nad dokumentima je teško uspostaviti odgovarajući nadzor što uzrokuje dodatne zastoje u procesu. Primjena procesnog rješenja InDoc EDGE tako može donijeti mnogobrojne koristi:
   

Bolje upravljate potvrđivanjem računa

Bespapirno upravljanje primljenim računima omogućuje vam brzo, kontrolirano i jeftinije upravljanje procesom potvrđivanja.

Povećavate učinkovitost poslovanja

Osigurana dostupnost računa i povezanih dokumenata svim koji ih trebaju znatno utječe na učinkovitost provedbe procesa.

Iskorištavate dodatne rabate

Pravodobno plaćanje računa omogućuje vam iskorištavanje dodatnih rabata koje u slučaju kašnjenja s plaćanjem ne dobivate.

Uspostavljate nadzor i sljedivost

U svakom trenutnu znate kod koga se račun nalazi i u kojoj je fazi potvrđivanja, a sljedivost omogućuje i optimizaciju procesa.

Smanjujete broj grešaka

Račune s greškama, na primjer s nedostatkom poreznog broja, u pravilu otkrivate već na početku procesa, a ne tek u fazi knjiženja.

Smanjujete troškove poslovanja

Budući da dokumente čuvate u sigurnom i certificiranom sistemu e-pohrane, troškovi arhiviranja su niži nego što bi inače bili.


Procesno rješenje InDoc EDGE podupire obuhvat odnosno uvoz, potvrđivanje i odgovarajuću dugoročnu pohranu primljenih računa bez obzira na njihov izvorni pojavni oblik – papirni ili elektronski. Njime već prema zadanim postavkama možete:

  • jednostavno uvoziti račune (uključujući automatski uvoz i raspoznavanje XML e-računa prema standardu)
  • dizajnirati postupak višenivojskog potvrđivanja primljenih računa kojim možete upravljati poslovnim pravilima
  • proširiti pojedine nivoe potvrđivanja na više potvrditelja ako je to potrebno
  • upotrebljavati jednostavan kalkulator za provedbu podjele troškova
  • dodati podsjetnik na približavanje roka dospijeća plaćanja računa koji još niste potvrdili
  • uspostaviti povezivanje računa s narudžbom i dostavnicom
  • priložiti druge dokumente prema želji za primjerenije obrazloženje nabave
  • odbiti račun putem interneta s mogućnošću slanja odbijenice e-poštom ili običnom poštom
  • provjeriti pravilnost računa i potvrđivanja u računovodstvu
  • pregledati transparentnu istoriju napomena i uputa svih uključenih potvrditelja računa
  • uspostaviti vezu sa šifrantom partnera u svom poslovno-informacionom sistemu
  • omogućiti dostupnost računa izravno iz svog poslovno-informacionog sistema
  • pripremiti podatke o računu za njihov jednostavan uvoz u poslovno-informacioni sistem za potrebe računovodstvenog evidentiranja

 

Upravljanje ugovorima

Iako preduzeća velik broj poslovnih transakcija uređuju ugovorima, ali su neka prilikom praćenja ugovora suzdržana. Obično ih nakon uređenja poslovnog odnosa spreme u mape i odlože u ormar, a zatim na njih zaborave... Dok se ne nađu u situaciji da moraju provjeriti pridržavaju li se sve strane poslovnog dogovora. Jesu li već zakasnili s pružanjem određene usluge? Ili možda baš suprotno – koliko je visoka ugovorna kazna ako partner zakasni s izvedbom?

Spomenute situacije možete izbjeći ako digitalizirate ugovorni proces. Procesno rješenje InDoc EDGE omogućuje elektronsko upravljanje vašim ugovorima i učinkovit nadzor nad cijelim njihovim životnim ciklusom, od nastanka, održavanja i distribucije do njihove elektronske pohrane na sigurno.

Dokument možete jednostavno kreirati uporabom standardiziranih obrazaca. Osigurana je mogućnost povezivanja s različitim zbirkama podataka, na primjer sa šifrantima partnera, robnih marki i grupa i slično, zato ne trebate sve podatke unositi ručno. Imate cjelovit pregled nad dokumentima, a pristupate im brzo i jednostavno. Pristup dokumentima omogućen je samo ovlaštenim korisnicima, a o provedenim aktivnostima u procesu vodi se revizijski trag.

Zadane mogućnosti procesnog rješenja InDoc EDGE:

  • središnja evidencija ugovora s obzirom na tip ugovora
  • određivanje skrbnika ugovora koji nadzire životni ciklus ugovora (produžetak i prestanak važenja, određivanje pravila na ugovor ostalim korisnicima, povezivanje ugovora s aneksom i slično)
  • automatsko obavještavanje skrbnika ugovora o skorom isteku važenja ugovora
  • ovlaštenje korisnika za uvid u ugovor
  • povezivanje ugovora s aneksima
  • integracija s vašim šifrantom partnera

Upravljanje putnim nalozima

Ako vaši zaposlenici svoj posao povremeno obavljaju na terenu, vjerojatno se bavite i putnim nalozima. Uspijevate li ih uvijek pripremiti pravodobno i pravilno? Sigurno znate da greške u popunjavanju putnih naloga mogu dovesti i do nepopularnih poreznih mjera odnosno kazni.

Informatizacijom procesa upravljanja putnim nalozima pojednostavit ćete si pregled i nadzor nad službenim odsutnostima svojih saradnika.

Procesno rješenje InDoc EDGE omogućuje upravo to – jednostavno slanje zahtjeva za službenu odsutnost, bilježenje troškova koji su nastali na službenom putu te prosljeđivanje tih podataka službi za obračun.

Procesno rješenje InDoc EDGE prema zadanim postavkama omogućuje da:

  • evidentirate službena putovanja
  • uspostavite vezu sa šifrantom partnera u svojem poslovno-informacionom sistemu
  • odobrite službenu odsutnost u ulozi vođe zaposlenika
  • unesete nastale troškove službene odsutnosti (na primjer naknadu za parking, reprezentaciju i ostale troškove)
  • priložite dodatne priloge koji dokazuju sudjelovanje na poslovnom putovanju
  • upoznate saradnike s obračunom na poslovnom putovanju
  • imate popis svih službenih putovanja na jednom mjestu – za zaposlenika i njegovog vođu

Komplet mogućnosti možete nadograditi dodatnim funkcijama:

  • automatski upis službenog putovanja u kalendar zaposlenika
  • automatski upis službenog putovanja u poslovno-informacioni sistem za evidenciju radnog vremena

Odobravanje odsutnosti s posla

Pomoću procesnog rješenja InDoc EDGE možete jednostavno evidentirati i potvrđivati odsutnosti s posla. Time ćete dobiti cjelovit pregled nad planiranim i proteklim odsutnostima zaposlenika te izbjeći zamorno traženje informacija po raspršenim evidencijama.

S planiranim odsutnostima možete jednostavno upoznati saradnike odsutnog zaposlenika u organizacionoj jedinici ili projektnoj ekipi i time omogućiti pravodobnu preraspodjelu radnih obveza. Vaše poslovanje zato će biti učinkovitije.

Uz procesno rješenje InDoc EDGE već prema zadanim postavkama možete:

  • jednostavno evidentirati odsutnost saradnika
  • odobriti službenu odsutnost kao vođa zaposlenika ili dodatni potvrditelj (na primjer vođa projekta)
  • primiti podsjetnik o planiranoj odsutnosti zaposlenika i s njom upoznati odjel ili projektnu ekipu
  • pregledavati sve odsutnosti zaposlenika i njihovih vođa na jednom mjestu

Navedene zadane mogućnosti možete nadopuniti dodatnim funkcijama:

  • automatski upis odsutnosti zaposlenika u njegov kalendar
  • automatsko uključivanje automatskih elektronskih poruka u Microsoft Outlooku odsutnog saradnika
  • automatski upis odsutnosti u vaš sistem za evidenciju radnog vremena zaposlenih

Određivanje i upravljanje prekovremenim radom

Znate li koliko prekovremenih sati odrađuju vaši saradnici? Pratite li razloge za prekovremeni rad? Želite li regulirati prekovremeni rad?

Uz procesno rješenje InDoc EDGE dobivate središnju i jedinstvenu evidenciju sveg obavljenog prekovremenog rada u svojem preduzeću. Osigurajte si lakši pregled te pravnu usklađenost vođenja određivanja prekovremenog rada.

Procesno rješenje InDoc EDGE vam omogućuje:

  • evidentiranje prekovremenog rada (zaposlenik)
  • određivanje prekovremenog rada (vođa)
  • obavještavanje saradnika o odobrenom prekovremenom radu
  • pregled središnje evidencije odrađenog prekovremenog rada svih zaposlenika

Obavještavanje saradnika

Obavještavanje zaposlenika zahtjevan je zadatak u svakom preduzeću – česti su izgovori da nisu bili upoznati s informacijama. Većinom je vjerojatno riječ o posve banalnim, brzo rješivim predmetima, no povremeno takva neinformiranost može imati i poslovne posljedice. Zato je važno da osigurate što bolju obaviještenost svojih saradnika.

Procesno rješenje InDoc EDGE omogućuje da zaposlenike upoznajete sa svim ključnim informacijama za učinkovit rad putem jedinstvenog kanala za slanje informacija, a ne više putem e-pošte.

Procesno rješenje InDoc EDGE prema zadanim postavkama nudi vam:

  • jednostavno kreiranje i evidentiranje obavještenja
  • pregled i potvrdu od strane autora obavještenja
  • mogućnost dodavanja mišljenja te pregledavanja obavještenja od strane ostalih učesnika
  • slanje obavještenja pojedinim zaposlenicima, jednoj ili više organizacionih jedinica ili svim zaposlenicima
  • pregled upoznatosti primaoca s obavještenjem (pojedini primaoci moraju potvrditi upoznatost)
  • pregled reakcija i komentara zaposlenika za svako obavještenje
  • središnju evidenciju i arhiv svih poslanih obavještenja te pripadajućih priloga

Upravljanje odlukama

Ako povremeno imate problema s preglednošću odluka rukovodstva, pozivamo vas na pregled namjenskog procesnog rješenja InDoc EDGE za upravljanje odlukama. Njime vam osiguravamo podršku prilikom pripreme, evidentiranja, praćenja i upravljanja odlukama rukovodstva preduzeća.

Priprema odluka provodi se na usporediv način s načinom na koji ste vjerojatno danas navikli upotrebom popularnih uredskih alata. U određenoj mjeri olakšava pripremu jer vam omogućuje da u proces uključite sve učesnike koji su odgovorni za pripremu, pregled i potvrđivanje primjerenosti sadržaja.

Zadane mogućnosti procesnog rješenja InDoc EDGE:

  • jedinstveno mjesto za zajedničku pripremu odluka
  • zajedničko mjesto za čuvanje aktualnih prijedloga
  • mogućnost saradnje različitih zaposlenika u pripremi odluke, uključujući pregled i potvrđivanje sadržaja od strane pravne službe i ostalih odgovornih organizaciionih jedinica
  • prilagodljiv postupak potvrđivanja u više nivoa
  • upoznavanje primaoca sa sadržajem odluke
  • ovlaštenje zaposlenika za pregled odluka
  • jedinstveni popis važećih i nevažećih odluka

Uz procesno rješenje InDoc EDGE dodatno možete:

  • dodjeljivati i pratiti zadatke iz odluka
  • odrediti jednog ili više izvođača zadataka
  • odrediti rokove za provedbu i potvrdu zadatka
  • opomenuti korisnika ako kasni s provedbom
  • pratiti i nadzirati provedbu zadataka

Upravljanje internim aktima

Priprema i upravljanje internim aktima preduzeća u brzo promjenjivim uslovima na tržištu i/ili u zakonskim zahtjevima mogu postati naporni i ne baš najučinkovitiji. Zato vam nudimo procesno rješenje InDoc EDGE, namjensko dizajnirano za upravljanje internim aktima, kojim ćete dobiti jedinstveno mjesto za saradnju, pripremu i pregled primjerenosti te potvrđivanje njihova sadržaja. Omogućujemo vam nadzor nad cijelim životnim ciklusom internih akata – od pripreme i nastanka, evidentiranja, praćenja i vođenja do sigurne elektronske pohrane.

Priprema odluka provodi se na usporediv način s načinom na koji ste vjerojatno danas navikli, a u određenoj vam je mjeri i olakšava jer u proces možete uključiti sve učesnike koji su odgovorni za pripremu, pregled i potvrđivanje primjerenosti sadržaja.

Uz procesno rješenje InDoc EDGE prema zadanim postavkama možete:

  • upotrebljavati zajedničko mjesto za čuvanje aktualnih prijedloga pravilnika, uputa, obrazaca i ostalih dokumenata
  • na pregled i potvrđivanje sadržaja pozvati pravnu službu i ostale odgovorne organizacione jedinice
  • odrediti skrbnika koji kontrolira životni ciklus akta (godišnji pregled primjerenosti, produženje i prestanak važenja, povezivanje s ostalim internim aktima i slično)
  • zabilježiti komentare o godišnjem pregledu, mogućim utvrđenim nepravilnostima i odgovarajućim korekcijama
  • uspostaviti postupak potvrđivanja internih akata u više nivoa
  • upoznati saradnike s objavom novog ili izmijenjenog internog akta
  • osigurati jedinstveno mjesto čuvanja važećih internih akata svojeg preduzeća
  • postaviti automatsko obavještavanje skrbnika internog akta o skorom godišnjem pregledu usklađenosti sadržaja i/ili skorom isteku važenja internog akta
  • premjestiti nevažeće interne akte u arhiv te osigurati pristup samo ovlaštenim osobama
  • spriječiti upotrebu starih nevažećih verzija internih akata od strane vaših saradnika

Procesna rješenja krojena po vašoj mjeri

Platforma InDoc EDGE spaja kapacitete sistema upravljanja dokumentima (DMS), poslovnim procesima (BPM) i elektronskom pohranom (RMS). Uz procesna rješenja na toj platformi možete odgovoriti na ključne izazove poslovanja – od svakodnevnih jednostavnih poslova kao što su distribucija pošte ili likvidacija ulaznih računa do zahtjevnijih poslova u kojima sarađuju različiti učesnici i koji u pravilu uključuju automatsko odlučivanje na osnovu poslovnih pravila.

Mogućnosti platforme InDoc EDGE možete iskoristiti za razvoj svojih, novih i potpuno po svojoj mjeri izrađenih procesnih rješenja, u cijelosti prilagođenih vašim poslovnim potrebama. Nova procesna rješenja putem API sučelja možete povezati sa svojim postojećim informacionim sistemima, a razvoj namjenskih rješenja i integracija možete povjeriti i nama.

Želite li isprobati rješenja InDoc EDGE i iskoristiti prilike koje donosi digitalizacija?

Obratite nam se

Postanite bespapirno preduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: